Dogodek pomeni srečanje, ki je načrtovano in izvedeno s sodelovanjem skupine ljudi: praznik, poslovni sestanek, športni dogodek, otroška zabava, oglaševalska akcija itd. Ker se dogodka najpogosteje udeležuje veliko število udeležencev, je izredno pomembno skrbeti za varnost vseh gostov, pa tudi da so bili udobni, nikomur ni bilo dolgčas, ni bilo pritožb glede jedilnika, delovanja umetnikov, oblikovanja sejne sobe itd. Da bi se izognili neprijetnim presenečenjem, morate biti previdni Toda za pripravo.
Priprava dogodkov se začne z načrtovanjem. Bolje je skrbeti, kako načrtovati dogodek vnaprej. Več časa ostane do pomembnega datuma, več je možnosti za premišljanje stvari, tehtanje, izogibanje napakam in negativnim povratnim informacijam udeležencev. Načrti so narejeni v skladu s posebnostmi dogodka, vendar obstajajo splošna priporočila za načrtovanje.
Kaj načrtovati
Najprej cilj. Noben dogodek ne poteka tako. Voditelji podjetja želijo doseči določene rezultate: oblikovanje korporativne kulture, promocija blaga na trgu, širitev poslovnih platform, združevanje zaposlenih, praznovanje obletnice (uradno priznanje njegovih zaslug podjetju) itd. Glavno je, da mora biti cilj konkreten, jasno oblikovan in dosegljiv. Skupaj z namenom se določi tudi vrsta prireditve (bife, piknik, počitnice v vodnem parku itd.).
Naslednja faza načrtovanja je proračun. Ne glede na to, kako se trudi organizator, ne bo mogoče uresničiti vseh kreativnih idej, če proračun tega ne omogoča. Zato se morate pred odločitvijo, kako sestaviti akcijski načrt, odločiti o financah.
Upoštevajo se naslednje postavke:
- število in spol gostov (potrebno za pripravo jedilnika, izbiro pijač);
- prizorišče prireditve;
- oblikovalska in tehnična oprema;
- prevoz (če dogodka ni);
- fotografiranje in fotografiranje;
- povabilo gostitelja, umetnikov;
- nagrade in darila;
- Medijsko poročanje o dogodku (če je potrebno).
Vprašalniki
Po razjasnitvi zgornjih vprašanj lahko začnete sestavljati vprašalnike za povabljene. Tako bo lažje upoštevati želje gostov. Glede na rezultate ankete boste morda morali prilagoditi načrt in oceno. Ponujamo vam približen seznam vprašanj:
- Ali se nameravate udeležiti dogodka?
- Če se dogodka ne nameravate udeležiti, iz katerega razloga?
- Kako ste izvedeli za dogodek?
- Kako je potekala prijava za udeležbo na prireditvi (zelo preprosta, enostavna, brez težav, z manjšimi težavami, kakršnimi koli težavami)?
- Imate kakšne želje na jedilniku?
- Kdo bo plačal za vašo udeležbo na prireditvi?
- Katere teme, vprašanja za razpravo vas zanimajo?
- Imate kakšna vprašanja o dogodku, katera?
- Imate vprašanja za voditelja prireditve, katera?
- Kako želite prejemati informacije o dogodku (naslov, elektronska pošta, telefon)?
- Drugo
Vprašanja so prilagojena glede na vrsto in vsebino dogodka. Glavna stvar je sestaviti vprašalnik, tako da bo organizator prejel vse odgovore, ki ga zanimajo. To bo pomagalo določiti, kako sestaviti akcijski načrt, da se izognemo vsem vrstam nesporazumov. Tako se muslimanski poslovni partnerji med pogostitvijo ne bodo dotaknili svinjine (kar pomeni, da bi v meniju morale biti jedi iz piščanca, purana) in šale vodilnih korporativnih strank se nekaterim morda ne zdijo smešne. Seveda bi morala biti anketa anonimna.
Po zbiranju informacij zaposleni nadaljuje neposredno pri pripravi načrta.
Kako načrtovati dogodek: primer
Obrazec načrta je razvit v skladu z GOST R 6.30-2003 „Poenoteni dokumentacijski sistemi. Enotni sistem organizacijske in upravne dokumentacije. Zahteve za papirologijo. " V tradicionalnem načrtu so navedene vrste del za pripravo in izvedbo dogodka, roki in odgovorni. Na začetku dokumenta se navede ime organizacije in vrsta dokumenta za odobritev, datum, številka in kraj priprave dokumenta, žig odobritve. Ločeno sestavljeni finančni dokumenti, odobritveni listi in seznanitev z dokumentom. V diagramu je videti nekako takole:
|
Odobravam --------------- --------------- (položaj vodje podjetja) ------------------------------------- (polno ime) (podpis) |
|||
|
Akcijski načrt za pripravo in izvedbo -------------------------------------------------- ---- (ime dogodka) |
|||
|
Datum: Kraj: Namen prireditve: |
|||
| Št. | Vrste del | Roki | Odgovorni |
| 1. | Ustanovitev organizacijskega odbora | 15.12.2014 | Polno ime |
| 2 | Priprava kulturnega programa | 15.12.2014 | Polno ime |
| 3. | … | ||
Načrt lahko vključuje tudi stolpce "rezultati" in "opombe".
O sestavljenem načrtu se razpravlja vodstvo podjetja, potrdi in sporoči zaposlenim. Odgovorne osebe dajo svoje podpise na seznamu seznamov in prejmejo kopijo načrta. Po tem pa vprašanje: "Kako sestaviti akcijski načrt?" velja za zaprto.
Praviloma prireditve potekajo večkrat letno, zato mora vodja dogodkov ali drug strokovnjak pripraviti letni akcijski načrt. Kako sestaviti akcijski načrt za leto?
Letni načrt
Preden nadaljujete s pripravo letnega načrta, morate analizirati aktivnosti podjetja za preteklo leto. Na podlagi rezultatov analitičnega dela sestavi poročilo, katerega vsebina bo postavila cilje za naslednjih 12 mesecev. Dogodki v novem koledarskem letu bodo namenjeni prav doseganju teh ciljev.
Dogodki so načrtovani po mesecih. Koliko dogodkov za izvedbo vsak mesec - odloči podjetje. Vse je odvisno od ciljev in perečih težav. Predvidene so enkratne, redne in tekoče dejavnosti. Enkratni dogodki vključujejo predvsem nakup opreme pri tujem podjetju. Tokratni dogodek je tudi enkrat izveden, vendar traja dlje časa. Periodični dogodki se ponavljajo v določenem časovnem intervalu. To je lahko razvoj osebja (konference, seminarji, spletni seminarji), razvoj in izvajanje projektov, korporativni dogodki in drugo. Vsi dogodki morajo biti logično skladni med seboj glede izvedljivosti, teme in časa dogodka.
Obrazec letnega načrta
Letni načrt je sestavljen v obliki splošnega delovnega načrta ali časovnega razporeda. Včasih sta primerni obe možnosti (na primer, če izvajalci delajo v različnih organizacijah). Razmislimo o teh vrstah načrtov podrobneje.
V splošnem letnem načrtu se navedejo serijska številka, ime dogodka, roki, rezultati, izvajalci in opomba. Poglavje "Rezultat" navaja izdelke dejavnosti strokovnjakov: postopek ali mehanizem, zaključen projekt, poročilo, sveženj dokumentov itd.
| Št. | Ime dogodka | Rezultati | Roki | Izvajalci | Opombe | ||||
| Začni | Konec | LLC | OJSC | CJSC | |||||
| 1. | Mednarodna konferenca | Zbornik povzetkov | 01/15 | 01/17 | Polno ime | Polno ime | Polno ime | Vključeni so študenti specializiranih univerz | |
| 2 | Predstavitev nove sorte sira | Poročilo o predstavitvi nove sorte sira | 16.02 | 02.17 | Polno ime | Polno ime | Polno ime | Vključeni so tehnologi podjetij | |
| 3. | … | ||||||||
Pri sestavljanju časovnega razporeda so aktivnosti navedene za vsak mesec. Povezava med imenom dogodka in mesecem je prebarvana. Dokument lahko izgleda nekako takole:
| Št. | Ime dogodka | Rezultati | Izvajalci | Leto 2014 | Opombe | ||
| Januarja | Februarja | Marec | |||||
| 1. | Mednarodna konferenca | Zbornik povzetkov |
LLC OJSC CJSC |
||||
| 1.1. | Priprava glasila | Informativno pismo | Vodja pisarne | ||||
| 2 | Predstavitev nove sorte sira | Poročilo o predstavitvi nove sorte sira | |||||
| 2.1. | Priprava brošur | Letaki | Oddelek za marketing | ||||
Poleg letnega načrta se pripravlja tudi utemeljitev za ukrepe, obrazce za poročanje in nadzor ter priloge. Prijave vključujejo:
- finančne evidence;
- komunikacijski načrt, druga podpora pri dogodkih;
- analiza tveganja.
Vsi zgornji načrti so za odrasle. Toda z otroki se odvijajo različne prireditve. Vzorci oblikovanja načrtov za fante so približno enaki, vendar obstajajo nekatere značilnosti.
Kako narediti akcijski načrt za otroke
Prireditev za mlade državljane se razlikuje od prireditve za odrasle, predvsem izobraževalne in (ali) zdravstveno usmerjene usmeritve. Za odgovorne so imenovani učitelji, psihologi, zabavljači, knjižničarji, svetovalci v zdravstvenih kampih in drugi specialisti, ki delajo z otroki. Posebnosti dogodka so odvisne od starosti otrok in zastavljenih nalog. Upoštevajte značilnosti načrtovanja prireditev v vrtcu, šoli, knjižnici in rekreacijskem kampu.
Predšolska
Dejavnosti vrtca so del letnega načrta. Predvideno za:
- matineje (tematski in praznični datumi);
- športne počitnice;
- dnevi in tedni zdravja (vključujejo različne dejavnosti);
- roditeljski sestanki itd.
Za vsako od teh dejavnosti se pripravi načrt ali scenarij, ki ga odobri vodja in se dogovori s svojim namestnikom. Navedite ime dogodka, namen, naloge, čas in kraj dogodka, opremo, inventar, potek dogodka (v scenariju) in odgovorne. Tu je primer oblikovanja akcijskega načrta za Dan zdravja:
|
Potrjujem: vodja --------------- (polno ime) "____" ______________ 2014 |
|||
|
Dogovorjeno: Namestnik vodje OIA ------------------------------ (polno ime) "____" ______________ 2014 |
|||
| Akcijski načrt za dan zdravja (datum) | |||
| Čas in kraj | Ime dogodka | Skupina | Odgovorni |
|
8.00 - 8.30 Športno igrišče |
Jutranja gimnastika | Vse skupine | Vzgojitelji skupin |
|
10.00 -10.30 Športna dvorana |
Štafetne dirke | Starejša skupina | Inštruktor telesne vzgoje, učitelj skupin |
| … | |||
|
15.00 - 15.20 Bazen |
Športno preživljanje prostega časa "Neptun je prišel k nam" | Srednja skupina | Inštruktor plavanja, medicinska sestra, skupinski vzgojitelj |
| Čez dan | Fotoreportaža z dneva zdravja | Vse skupine | Učitelji skupin, pomočniki |
Glede na posebnosti dogodka se lahko kažejo pričakovani rezultati (zmanjšanje pojavnosti učencev, oblikovanje idej o zdravem načinu življenja pri otrocih, povečanje stopnje pedagoške kulture staršev itd.).
Scenarij dogodka za predšolske otroke so igre, predstave, ki temeljijo na pravljicah, čarobni triki, atrakcije. Pomembno je, da so počitnice zanimive, zabavne, živahne in kar je najpomembnejše - koristne za otroke.
Šola
Dejavnosti za učence so načrtovane v šolskem letu in med počitnicami. Akcijske načrte sestavljajo ravnatelj, razrednik, učitelj telesne vzgoje, učitelj organizacije in psiholog. Načrte, ki jih pripravijo učitelji, preveri in potrdi ravnatelj. Predvideni so cilji in cilji prireditve, pričakovani rezultati, imenovani so odgovorni. Pri izdelavi načrtov se upoštevajo starost otrok, njihovi interesi, težave v razredu (učna uspešnost, vedenje, odnosi v ekipi itd.), Pa tudi objektivni dejavniki (sezona, vrsta naselja, predvsem teren, podnebje itd.), nepozabni datumi. V skladu s tem potekajo dogodki na teme "Vitezi in princese", "Spoznavanje z glasbenim gledališčem", "Poletni prazniki", "Borili so se za domovino" in drugi. Glavna stvar je, da bi otroke morali zanimati. Pri pripravi in načrtovanju dogodka sodelujejo tudi študentje sami. Kako narediti akcijski načrt? Vzorec je predstavljen v tabeli.
|
Odobravam Vodja št. --------------------------- (polno ime) |
||||
| Izobraževalni načrt za jesenske počitnice | ||||
| Št. | Dogodek | Datum | Razred | Čas |
| 1. | Obisk gledališča Glasbena komedija | 28.10.2013 | 11 | 16.00 |
| 2 | Operacija Cure a Book | 29.10.2013 | 5-6 | 12.00 |
| 3. | … | |||
Otroška knjižnica
Osebje knjižnice poskrbi, da otroci več berejo in ljubijo knjige. V ta namen potekajo literarni večeri, kvizi, dražbe itd. Kako sestaviti akcijski načrt v knjižnici? To delo poteka v več fazah. Izbrana je tema dogodka, določena sta njegov namen in starostno ciljanje. V skladu s starostjo udeležencev so izbrana literarna dela, sestavljen je scenarij.
Knjižničarji ne pozabijo na oglaševanje: izdelani so plakati, letaki, vabila. Pomembna točka je priprava ilustrativnega gradiva. Sam dogodek beležimo, analiziramo in promoviramo v medijih. Obrazec načrta je lahko nekaj takega:
| Št. | Obrazec za dogodek | Ime dogodka | Občinstvo | Datum |
| 1. | Pageant | Valentinovo | Srednješolci | 14.02 |
| 2 | Večer vprašanj in odgovorov | "Kdo ve več zgodb?" | Predšolci in osnovnošolci | 18.03 |
| 3. | … |
