V zadnjem času je uvedba priprave proračuna preprosto potrebna za reševanje vprašanj upravljanja organizacije. Obenem, če so se že prej zanimale informacije o naravi upravljanja proračuna, danes zanimanje za to področje prehaja na praktično področje.
Tako bo izvajanje priprave proračuna učinkovito pri pravilni opredelitvi konceptov in orodij, ki delujejo na tej tehnologiji. Prav tako morate jasno razumeti, kdo na njem sodeluje, kakšne stroške načrtujete in kakšne rezultate pričakujete. Zaradi tega se organizirajo posebni korporativni dogodki na področju upravljanja proračuna s področja usposabljanja.
Vendar direktorji podjetij, komercialni direktorji in direktorji nabave ali proizvodnje ne razumejo vedno, kakšne rezultate prinaša učinkovito izvajanje proračuna. Vendar so ti podjetja pogosto odgovorni za oblikovanje in izvrševanje proračunov. Zato morajo ti organi za nadzor nad izvrševanjem proračunov, ki jih je sprejela organizacija, poznati zaporedje in člene, na podlagi katerih so oblikovani in načrtovani.
Uvedba sistema oblikovanja proračuna v kateri koli organizaciji je povezana z velikim številom težav. Organizacije pogosto kot prvi korak izberejo razvoj proračunskih formatov. Vendar lahko ta pristop vodi bodisi do neuspeha (nepredelani postopki zbiranja potrebnih podatkov lahko privedejo do zamude pri pripravi proračuna), bodisi do dejstva, da bo proračun preprosto ustvarjen zelo pozno in ga ni več mogoče sprejeti kot orodje odločanja.
Glavne naloge, s katerimi se organizacija sooča pri ustvarjanju proračuna, so:
- proračunske sisteme, ki vključujejo razvoj finančne strukture, znotraj katere se bo postopek neposredno izvajal;
- proračunske oblike, njihovo strukturo in oblike;
- organizacija proračuna za oblikovanje predpisov in imenovanje odgovornih oseb;
- avtomatizacija in druge tehnične strani postopka priprave proračuna, uporaba posebne programske opreme.
Izvajanje proračuna je zapleten postopek, katerega glavni sestavni deli so izvajanje programskih in upravnih dejavnosti. Te ukrepe je treba uporabljati le v celoti, saj je s poznejšim izvrševanjem proračuna nemogoče delovati samo s programsko opremo. Ker se osredotoča predvsem na programsko opremo in avtomatizacijo ter ne upošteva organizacijskega dela tega procesa, tvega, da bo dobil poceni proračun.
Za rezultate in čas izvajanja predloga proračuna mora biti odgovoren posebej usposobljen strokovnjak - vodja. Praviloma je to vodja oddelka za proračun ali finančni direktor. V primeru imenovanja odgovorne osebe, ko gre za financerja, ekonomista, računovodjo ali programerja, je takšno načrtovanje vnaprej obsojeno na neuspeh, saj ti strokovnjaki nimajo finančnega vzvoda nad vodenjem podjetja.
