Zapisnik seje je dokument, ki odraža vse pomembne odločitve tega dogodka. Nepravilno oblikovanje, tako po pomenu kot po zasnovi, lahko povzroči izpodbijanje udeležencev srečanja. Poleg tega obstaja potencialno tveganje za sprejemanje napačnih odločitev poslovodstva, če zapisnik sestanka o proizvodnji vsebuje zavajajoče informacije. Pravilno uredite bo pomagal nabor preprostih priporočil.
Besedilo tega dokumenta običajno vsebuje dva dela: uvodni in glavni. Zapisnik sestanka (njegova prva polovica) vključuje opis glavnih parametrov dogodka: položaj, polno ime udeleženci, predsednik in tajnik. Kadar ima eden od prisotnih poseben status (povabljeni, strokovnjak, opazovalec itd.), Je to zapisano tudi v dokumentu. Če se je srečanja udeležilo veliko ljudi, lahko zapisnik sestanka vsebuje podatke o njih na posebnem listu, kar je neločljiva uporaba dokumenta. Uvodni del se konča z dnevnim redom, ki vsebuje seznam obravnavanih vprašanj. Zaželeno je, da jih razporedite po pomembnosti, vendar pa lahko na seznam vprašanj vplivajo tudi drugi dejavniki. Na primer, struktura dnevnega reda je lahko odvisna od logičnega odnosa dela njegovih vprašanj ali zaposlitve oseb, ki sodelujejo v dogodku. Sam dokument je izdelan na pismi organizacije (njegove enote), navesti mora, kdaj je bil sestanek.
Zapisnik sestanka v glavnem delu mora ustrezati uvodnemu. Zlasti bi morale biti njene točke v enakem vrstnem redu kot na dnevnem redu. Algoritem za oblikovanje besedila, ki zajema informacije o vsaki točki dnevnega reda, je naslednji: "poslušal", "govoril", "odločil". Glavno pravilo v tem delu protokola je, da se ne sme spremeniti v nekakšen prepis.
Zlasti podpostavka „poslušani“ opisuje, kdo je bil glavni govornik pri vprašanju, kaj je predlagal kot rezultat svojega govora. Za govornike udeleženci navedejo tudi, kdo je povedal, kaj so predlagali. S sklepom je določen končni položaj večine udeležencev srečanja. Če je bil sprejet z glasovanjem, se navede, koliko ljudi je bilo zanj, koliko jih je bilo proti, pa tudi število vzdržanih glasov. Glede na pomembnost obravnavanih vprašanj je mogoče navesti polna imena. ljudje, ki so zavzeli ta ali oni položaj.
Protokol seje sestavi sekretar, dokument sam podpiše izvršni direktor in predsednik seje. Vir informacij za njegovo sestavljanje so ročno napisani osnutki, zapiski, narejeni z diktafonom, prepisi. Če za reševanje vprašanj, opredeljenih na sestanku, potrebuje pooblastilo višjega uradnika, ki ni sodeloval na sestanku, se lahko za odločitve tega predstojnika zagotovi dodatno odobritev. Podpisan in registriran protokol se lahko pošlje tako v obliki enega samega dokumenta kot v obliki izvlečkov za uradnike, na katere se nanaša le del vprašanj.
