Nemogoče si je predstavljati nobeno sodobno pisarno podjetja brez mini telefonske centrale. Navsezadnje je ta naprava odgovorna za organizacijo kakovostnih notranjih komunikacij in racionalno uporabo mestnih telefonskih linij. Danes je boj med pisarniškimi delavci za pravico, da pokličejo od edine dostopne številke, že preteklost. Dandanes je ta problem rešen z uporabo zunanjih in notranjih vodov. Število stacionarnih telefonskih številk ni treba povečevati. Kako izbrati PBX za pisarno in kako ga namestiti? Odgovore na ta in druga vprašanja boste našli v tem članku.
Kaj je PBX?
Office PBX je majhna avtomatska telefonska centrala. Zasnovan je tako, da služi majhnemu številu mest. S takšno napravo si podjetje lahko privošči, da ne dodeli ločene vrstice za vsako uporabljeno številko. To vodi do nižjih stroškov klica.
PBX koncentrira obremenitev na progi. Zaradi dejstva, da se vsaka od njih intenzivneje uporablja, lahko podjetje zavrne del fiksnih številk ali zagotovi normalno delovanje podjetja, če jih primanjkuje.
Načelo delovanja mini avtomatskih telefonskih centrov za pisarno je podobno delu večkanalnih postaj, na katerih delujejo operaterji telefonskih komunikacij. Razlika je le v številu postreženih sob. Za pisarniško namestitev je ta številka veliko manjša. Tudi za mini ATS je značilen razčlenitev na notranje in zunanje proge.
Kako izbrati PBX za pisarno? Več o tem preberite spodaj.
Kako izbrati pisarniško centralo?
Če želite pravilno izbrati pri nakupu centrale, se morate odločiti za vhodne podatke in navesti želene kriterije.
Vnos se nanaša na število nepremičnih linij in želeno število razširitev dela. Standardna porazdelitev je naslednja: vsaka mestna linija ustreza 3-4 domačim. Vsekakor se pri določitvi števila servisiranih sob priporočamo, da se pri pisarni posvetujete s strokovnjakom za namestitev centrale. Najmanjša zmogljivost takšne naprave je 3 fiksne linije in 8 notranjih naročnikov.
Pojasniti je treba, ali bodo po namestitvi pisarniške centrale ostali prosti zunanji in notranji kanali. Takšna zaloga ne bi smela biti velika, vendar s popolno odsotnostjo v bližnji prihodnosti lahko nastanejo številne težave. Ne smemo pozabiti na notranje črte za fakse in modeme.
Odločite se tudi za proizvajalca. Najbolj priljubljeni podjetji, ki proizvajata PBX za pisarno, sta Panasonic in LG.
Obstaja več pomembnih vprašanj, o katerih morate samo razpravljati s strokovnjakom za povezavo PBX:
- prisotnost vgrajenega adapterja za priključitev neprekinjenih napajalnih baterij;
- potreba po priključku za računalnik, ki vodi protokole za pogajanja;
- možnost enakomerne nastavitve načina porazdelitve obremenitve na vsaki od mestnih linij.
Zdaj veste, kako izbrati PBX za pisarno. Prišel je čas, da izvemo več o glavnih funkcijah te naprave.
Glavne funkcije, ki so opremljene s PBX
Office PBX ima naslednje glavne funkcije:
- Preusmeritev klica Ta funkcija je najbolj priljubljena, ne glede na vrsto dejavnosti podjetja. Omogoča vam preusmeritev dohodnega klica na faks ali določenega zaposlenega v podjetju. Če želite to narediti, preprosto pokličite ustrezno telefonsko številko na sistemskem telefonu in odložite. Zunanja stranka bo slišala melodijo, dokler se ne vzpostavi nova povezava. Če določen zaposleni ni na svojem mestu ali je njegova linija zasedena, se zunanji klic vrne na sistemski telefon.
- "Prestrezanje" klica. Ta funkcija je potrebna v primeru, ko je eden od zaposlenih odšel na drugo namizje in takrat je zazvonil njegov telefon. PBX za pisarno omogoča temu zaposlenemu klicanje tudi med premikanjem po obodu. Za to bo moral zaposleni poklicati določeno kombinacijo številk na kateri koli od naprav.
- Med klicem sprejemajte klic. Če med klicem pride vzporedni klic, se v slušalki sliši določen signal. Če vtipkate preprosto kodo, lahko sprejmete ta klic.
- Vrstni red povezave. V primeru neuspešnih poskusov doseganja stacionarne številke, ki je stalno zaposlena, morate poklicati posebno kodo. PBX vas bo obvestila, da je bila zahtevana linija sproščena in povezava bo vzpostavljena samodejno.
- "Sledite mi." Ta funkcija vam omogoča, da preusmerite katero koli od notranjih številk na območju pisarne. Tako zaposleni morda ne bo na delovnem mestu, vendar ga bodo sprejeli vsi njegovi dohodni klici.
- Konferenčni klic. Ta funkcija vam omogoča, da enega ali več dodatnih udeležencev povežete s telefonskim pogovorom. Udeleženci konference so lahko notranji in zunanji naročniki.
- Povezava s pogovorom. Zahvaljujoč tej funkciji se lahko upravitelj kadar koli poveže s kom svojim podrejenim, tudi če v tistem trenutku poteka telefonski pogovor. V pogovor se lahko poveže samo naročnik z ustrezno stopnjo prioritete. Ta postopek spremlja zvočni signal. Ustrezne ravni prioritet so dodeljene med namestitvijo in konfiguracijo PBX-a.
Dodatne funkcije PBX
Poleg osnovnih funkcij, ki jih imajo pisarniške centrale privzeto, obstaja še nekaj dodatnih funkcij, ki so uporabne v posameznem primeru. Nekatere od njih so opisane spodaj.
Če je receptor zaposlen na sistemskem telefonu, se lahko dohodni klic ustavi v čakalni vrstici. Zunanji naročnik ne bo zaslišal piska, ampak glasovno sporočilo, ki ga lahko ustvarite sami. To je lahko oglaševalsko sporočilo ali preprosta zahteva, da ostanete na liniji.
Druga možnost razbremenitve sekretarja je, da zunanjim naročnikom damo pravico, da sami pokličejo potrebno interno številko določenega zaposlenega v podjetju.
Možnost uporabe govornih procesorjev vam omogoča, da vsako pripono opremite z odzivnikom. Poleg tega takšna glasovna pošta omogoča obdelavo dohodnih klicev brez vključevanja operaterjev.
Da bi ugotovili, kdo od zaposlenih je klical na medkrajevne ali mednarodne klice, je mogoče vsakemu izmed zaposlenih izdati osebno kodo, s katero bo oseba lahko uporabljala komunikacijo na dolge razdalje. Če zaposleni nima posebnega niza številk, potem ne bo mogel poklicati cestninske linije.
Spodaj bodo opisane tako standardne kot sodobne vrste pisarniških centrov.
Analogna PBX
Analogne telefonske centrale lahko uporabljate, kadar število notranjih naročnikov ni večje od petdeset, visoke zahteve za funkcionalnost telefonskega omrežja pa niso postavljene.
Takšna oprema pretvori govor v impulzni ali neprekinjeni električni signal, katerega amplituda se spreminja. Do danes so analogne mini centrale sposobne do 46 pristanišč.
Glavna prednost takšne opreme je nižji strošek v primerjavi z digitalnimi z enakimi kazalniki zmogljivosti. Pomanjkljivost analognih PBX je majhno število servisnih funkcij.
Digitalna PBX
Digitalni PBX lahko služijo več kot 50 vrat. Takšna oprema pretvori govor v binarne impulzne tokove s tehniko modulacije impulzne kode.
Digitalni PBX imajo višje stroške v primerjavi z analognimi. Toda zahvaljujoč temu ima taka naprava veliko število servisnih funkcij. Prav tako je te PBX veliko lažje namestiti v pisarnah.
Brezžična PBX
Brezžične centrale za pisarno zagotavljajo mobilnost zaposlenih in ne potrebujejo ožičenja. Pri uporabi takšne naprave imajo delavci brezžične telefone, s katerimi se lahko premikajo po celotnem obodu.
Za razliko od mobilnih je brezžična brez. Zmogljivost takšnih mini avtomatskih telefonskih centrov se lahko poveča brez težav. Za delovanje te povezave niso potrebna dovoljenja.
Za razliko od ožičenih telefonov so radio zaščiteni pred poslušanjem in prikrito povezavo. Kakovost zvoka pri uporabi brezžične PBX je označena kot visoka.
Navidezna PBX
Navidezna PBX za pisarno je izdelek najnovejše tehnologije. Nahaja se na strežniku internetnega operaterja, ne zahteva nakupa dodatne opreme in deluje na podlagi omrežja, ki je na voljo v pisarni.
Pri uporabi takšne opreme se stroški komunikacije zmanjšajo na minimum. Po potrebi se razširitev zmogljivosti te centrale izvede zelo hitro.
Če je pisarna spremenila lokacijo, menjava razpoložljivih telefonskih številk ni potrebna. Za namestitev in priključitev takšne centrale ni treba poklicati strokovnjakov - ves nadzor se izvaja prek interneta.
PBX z uporabo GSM
Mini PBX GSM za pisarno je zasnovan za organiziranje telefonske komunikacije v tistih krajih, kjer ni možnosti redne linije, vendar obstaja signal mobilnega operaterja.
GSM-prehod pomaga povečati število zunanjih linij, hkrati pa zagotavlja manjše pisarniške stroške za mobilno komunikacijo. Njegova namestitev je mogoča v kateri koli stavbi, mestu ali državi, kjer bo vaše omrežje IP na voljo. Mini PBX za pisarno, ki uporablja takšno opremo, omogoča klicanje čim večjega števila mobilnih klicev z uporabo interneta ali korporativne tarife, kadar so pod običajnimi stroški klicev.
Namestitev pisarniške centrale
Namestitev centrale za pisarno vključuje oblikovanje in konfiguracijo. Če poslušate mnenje strokovnjaka za priključitev takšne opreme, morate določiti najprimernejše možnosti za vas in potrebno zmogljivost telefonske centrale.
Naslednja faza namestitve je namestitev opreme. Običajno se nahaja znotraj posebne omare. Po priključitvi zunanjih in notranjih vrat se vsi kabli križajo in označijo in izvede se postopek začetnega preskušanja sistema.
Naslednji korak je programiranje in konfiguracija centrale. Ta postopek je za določeno stranko čisto individualen, saj so želje in zahteve vsake različne.
Če se pisarne podjetja nahajajo v več stavbah, potem mora vsaka od njih vzpostaviti svoj PBX, ki bo med seboj komuniciral z digitalnim ali analognim prtljažnikom. Običajno se uporablja en sistemski telefon, nameščen s tajnikom. Preostalim zaposlenim bi morali zagotoviti običajne aparate. Če bo treba vsem zaposlenim dobavljati sistemske telefone, bo treba kupiti dodatne sistemske plošče za PBX, kar bo povzročilo dodatne stroške.
