Projektna dejavnost omogoča najučinkovitejše obvladovanje razmerja razpoložljivih virov, časa in kakovosti končnega izdelka. S pomočjo kompetentnega načrtovanja lahko kadar koli izvajate korektivne vodstvene vplive v vsaki fazi življenjskega cikla projekta. Z uporabo ustrezne metodologije je mogoče vnaprej izračunati skupne stroške izdelave tehnične dokumentacije, povprečno trajanje izvajanja, za določitev odgovornih oseb na vsaki stopnji (struktura OBS, matrika RAM). Pomembno je, da pravilno načrtujete celoten seznam del (sestavite projektno osnovo projekta WBS) in zaporedje njihove izvedbe (prikažite mrežo PDM). Vnaprej je treba določiti verigo nalog, ki jih je treba najbolj natančno spremljati. Ker nimajo rezerve, skupno trajanje izvajanja določi skupno trajanje projekta (z uporabo metode kritične poti).
Pomembno poenostavitev upravljanja omogoča orodje, kot je matrika obveznosti (ali vrstni red). Zgrajena je na podlagi predhodno razvite strukture WBS (hierarhična osnova za opravljeno delo) in OBS-strukture (organizacijska zasnova izvajalcev). Uporablja se za usmerjanje ukrepov z uvajanjem načela odgovornosti.
Vsako nalogo, ki jo vsebuje program, je potrebno poosebiti ustrezni strokovnjaki. Za projekt se ustvari matrika odgovornosti - to je preslikava načrtovanih odnosov (najpogosteje grafična). Upodobljen je v obliki tabele, ki temelji na razmerjih struktur WBS in OBS. Potem je prvi predstavljen kot navpične vrstice matrice, drugi pa - vodoravni stolpci. Za vsak element WBS se določi zaposleni, ki bo usklajeval njegovo izvajanje. Na presečišču obeh komponent pritrdite ustrezen znak.
Če je pravilno sestavljena matrika odgovornosti, naj bi predstavila, kdo upravlja izvajanje vsake povezave v hierarhični strukturi nižje ravni. Za izvedbo katerega koli elementa WBS je lahko odgovorna samo ena oseba. Toda napredek več komponent dela lahko nadzoruje ena oseba.
RAM - tako je na kratko označena matrika odgovornosti - porazdelitev poročanja in odgovornosti v obliki tabele. Za dobro organiziran program je treba upoštevati to pravilo, da uresničevanje katerega koli cilja nadzira poseben organ upravljanja. Na primer vodja projekta - poslanstvo (vse naloge), odgovorni izvajalci - posamezni elementi itd. Pravzaprav je ciljno drevo zgrajeno na ta način. Ustrezati bi moral vrstnemu redu pododdelka strukture, ki ji je zaupano izvajanje ideje. Funkcionalne odgovornosti vseh oseb, vključenih v načrtovano delo, so določene z matrico odgovornosti. Služi za konkretiziranje nabora nalog in o njihovi izvedbi ljudje poročajo osebno.
Posebna programska oprema olajša pripravo projektov. Z njegovo pomočjo lahko strukture WBS in OBS, sezname dela z organizacijo po fazah in nadzor sestavimo veliko hitreje. Izdelana je enaka matrika odgovornosti za RAM, vendar v podrobnejši obliki. Tako je mogoče brez nepotrebnega truda pridobiti potrebne tabele v ustreznih programskih paketih. In tudi, če je potrebno, hitro spremenite vse podatke o projektu, hkrati pa prejmete njihov posodobljen grafični prikaz.
