Besedni protokol poznajo vsi. Pisarniški delavci ga redno slišijo med sestanki, policisti ga uporabljajo pri svojih poklicnih dejavnostih, voditelji držav in diplomati pa so prisiljeni upoštevati pravila, ki jim jih narekujejo. Kaj je protokol? Izvedli bomo spodaj.
Pomen pojma protokol
Kot veliko število drugih izrazov ima ta beseda več pomenov. Vse je odvisno od področja dejavnosti, na katerem se uporablja želeni koncept. Torej bomo preučili najpogostejše situacije, ko je običajno govoriti o protokolu.
Če govorimo o poslovnem okolju, potem je protokol dokument, ki opisuje dogodek (sestanek, sestanek, upravni odbor itd.).
Zgoraj smo že omenili policijo, ki tudi pogosto sestavi podoben dokument. V tem primeru se implicira dejstvo kaznivega dejanja oz.
V mednarodni obliki je protokol sklop pravil, ki jih je treba upoštevati na uradnih sestankih med vladnimi in diplomatskimi uradniki. Na primer, obstaja protokol sestankov med voditelji držav ali obisk predsednika.
Vendar se bomo v tem članku osredotočili na koncept poslovnih protokolov.
Zapisniki sestankov
Poslovna srečanja so sestavni del vseh procesov v poslovnem okolju. Uradno lahko pridejo ob upoštevanju predvidenega časa in samo v pisarni. Zelo priljubljeni so tudi neuradni datumi poslovanja. V drugem primeru lahko storite brez potrditve protokola pogovora. Če je sestanek uraden, mora biti v pisni obliki v skladu z vsemi pravili.
Protokol vodi tajnik ali druga oseba s takšnimi pooblastili. Če želite nadaljevati pogovor, poskusite najti približen seznam vprašanj, o katerih boste razpravljali na sestanku. Prisotnost diktafona ne bo odveč, da ne bi zgrešili podrobnosti, saj je protokol zelo podroben opis poslovnega dogodka.
Zabeležiti je treba imena prisotnih in odsotnih. Zase si lahko zapišete lokacijo vseh, ki so prišli na sestanek, tako da lahko avtorstvo določenih besed navedete brez napak.
Na začetku vsakega sestanka se določi vrstni red obravnave vprašanj, ne pozabite ga zapisati dobesedno.
Če je seja glasovala, navedite njene rezultate (koliko ljudi je glasovalo za in koliko jih je glasovalo proti). V primeru, da je bilo na sestanku prisotno majhno število ljudi, imate tudi možnost, da zapišete imena in priimke vseh volivcev.
Ne odlagajte izvršitve protokola v dolg okvirček, ker lahko v tem času pozabite na podrobnosti sestanka.
Pogajalski protokol
Pogajanja se od običajnih poslovnih srečanj razlikujejo po tem, da običajno razpravljajo o enem ali nekaj vprašanjih, ki imata veliko vlogo obe strani. V tem primeru je protokol priložnost, da popravite vse nianse pogovora in zahteve strank. Vprašanje, ki ni vedno obravnavano, se reši takoj po prvih pogajanjih, zato direktorji ali drugi zaposleni potrebujejo čas in popolne informacije o sestanku.
Protokol pogajanj je sestavljen po istem principu kot vsak poslovni dokument.
Navesti je treba datum opisanega dogodka, številko dokumenta in celotno različico imena. Sledi uvod, ki nujno navaja seznam prisotnih in glavna vprašanja za razpravo.
V glavnem delu so informacije običajno razdeljene na tri dele: "Poslušane", "Govorjene", "Odločene." V celotni različici protokola so besede vseh govorcev dobesedno citirane, v nekaterih primerih pa se podvaja izvleček iz protokola, ki določen del podvaja.
