Vsak analitični dokument je orodje kategorije upravljanja, ki vam omogoča pravilno odločitev. Dokument prikazuje pregled določenega predmeta raziskovanja s sklepi o rezultatu in navaja načine za njihovo izvajanje. Informacije so lahko vključene v opombo o preteklih študijah in ugotovitvah.
Struktura dokumenta
Na ravni regulativnih aktov struktura dokumenta ni opredeljena, ni strogih zahtev za njeno pripravo. V dokumentaciji se je razvila določena praksa, razlikujemo naslednje obvezne točke:
- glava dokumenta, naslov;
- pripis;
- uvod;
- bistvo opisanega problema, to je glavni del dokumenta;
- sklepi in zaključki;
- Podpis originatorja in datum.
Na koncu dokumenta je po zaključkih lahko seznam uporabljene literature, poročila, na katera se je njen avtor skliceval pri pisanju opombe, in seznam vlog.
Kapica in naslov dokumenta
Ta del dokumenta je pripravljen v skladu s standardi, sprejetimi v poslovnem toku.
Primer pisanja analitičnih zapiskov:
Vodja LLC ….
F.I.O.
(od) koga
Vodja strukturne enote ….
F.I.O.
Analitična opomba
Če registracijo takih dokumentov določa notranji tok dokumentov, se pritrdi datum in izhodna številka opombe.
Opomba ali uvod
Ta odstavek dokumenta vsebuje kratek opis bistva problema. Če govorimo o znanstveni skupnosti, potem je mogoče navesti glavni cilj in metode, ki so bile uporabljene pri analizi podatkov. Ta odstavek v opombi lahko opisuje vire podatkov in utemeljitev njihove uporabe. Prikazati je treba strateški cilj, katerega dosežek je avtorja dokumenta spodbudil k izvedbi raziskav.
Razmislite o primeru pisanja analitičnih zapiskov.
Če se dokument nanaša na notranje upravljanje z dokumenti, je lahko predgovor na splošno kratek:
… Na podlagi opravljenega popisa skladišča št. …. datum …
ali
… O napredku dela, ki ga je v tem četrtletju načrtoval oddelek … ime …
Če govorimo o dokumentih, ki se uporabljajo v znanstveni skupnosti, ali o analizi resnih težav, potem je lahko predgovor takšen:
… Povzetek: V zadnjih treh mesecih je bila analiza povpraševanja potrošnikov po avtomobilih po kategorijah in znamkah v trgovini … ime …
Študija je bila izvedena z uporabo klasične multivariatne analize. Podatki so povzeti v skupni tabeli z oceno vseh dejavnikov na desettočkovni lestvici. Glede na rezultate raziskave je bil nesporni vodja prepoznan po imenu vozila …
Primeri pisanja analitičnih zapiskov na prodajni oddelek podjetja:
… podjetje … ime … za 6 mesecev, analiza rezultatov prodajne službe. Posledično so bila ugotovljena številna odstopanja od načrtovanih kazalcev z možnimi razlogi za njihov pojav.
|
Kazalnik, ki je bil analiziran |
načrt |
dejstvo |
% odstopanja |
razlog |
|
Denarni prejemki od prodaje, RUB |
||||
|
Zaloge skladišč ……….. |
Glavni del dokumenta
V tem delu opombe je priporočljivo držati določene strukture:
- Opis problema, ki ga je treba analizirati.
- Metode, uporabljene v analizi.
Če se izkaže, da je dokument obsežen, je mogoče vsebino sestaviti z navedbo številk strani, imen določenega dela dokumenta.
Glavni poudarek je na tehniki analize s predhodnimi zaključki. Če so se tekom dela pojavile določene teorije, so te izražene v dokumentu. Glavna stvar je, da ima struktura glavnega dela dokumenta logiko.
Vzemimo primer pisanja analitičnih zapiskov, opis bistva problema.
Vodenje podjetja …. Na našo organizacijo sem stopil v stik zaradi dejstva, da se je v zadnjih 2 letih v prodajnem oddelku stalno zmanjševal dobiček. Med pogajanji je bilo ugotovljeno, da se število kupcev ni zmanjšalo, nasprotno, v zadnjih dveh letih se je njihovo število povečalo za 20%. Hkrati so se prihodki zmanjšali za 30%. Med analizo dejavnosti prodajne službe smo uporabili naslednje metode ……………..
Zaključni del, sklepi
Analitična nota podjetja (primeri so v tem članku) ali znanstvenika, politika ne more biti brez sklepov. Poleg tega se tisti, ki vsebuje napoved in priporočila za nadaljnja dejanja, šteje za resnično pravilno sestavljen dokument. Konstrukcija teh sklepov in priporočil bi morala temeljiti samo na izvedenih raziskavah in rezultatih, pridobljenih kot rezultat. V tem primeru se sklepov ne sme ponoviti, kar pomeni, da je bilo to že pridobljeno v glavnem delu opombe.
Analitična opomba (primeri spodaj) ne bi smela vsebovati nasprotij, zlasti v zadnjem delu je v dokumentu treba najti jasno razmerje med sklepi in analizo. Nobenih končnih "govorov", ki ne bi bili utemeljeni z zgornjim besedilom, torej brez osebnih sklepov.
Razmislite o vzorčnem analitičnem zapisku (primer).
… Za odpravo izgube od prodaje, ki je bila opažena v zadnjih dveh letih, je treba načrtovati naslednje ukrepe:
|
Pričakovani gospodarski učinek |
Do katerega datuma naj bi prireditve potekale |
Potrebno je ukrepanje |
Odgovorni |
Na več kot eni strani A4 ni priporočljivo sklepati.
Podpis in vloge
Na koncu dokumenta sta nujno registrirana položaj in polno ime (z dekodiranjem) avtorja. Če je analizo opravilo več oseb, jih je treba navesti. Datum pisanja opombe in podpisa je pritrjen. Če je dokument zasnovan za širok krog ljudi ali je prenesen v drugo strukturno enoto podjetja, lahko za povratne informacije določite kontaktne podatke.
Analitične opombe (primeri, ki smo jih pregledali) imajo morda aplikacije. Dodatni dokumenti lahko vsebujejo grafe in vmesne podatke, seznam izrazov, ki so bili uporabljeni, ali formule za izračune, ki jih je uporabil avtor. Določite lahko seznam referenc, informacije, na katerih temelji osnova analize.
