Skupnost, ki redno komunicira in nenehno sodeluje med seboj, se imenuje skupina. Na zemlji ni kraja, kjer ta pojav ni. Ljudje povsod ustvarjajo poseben načrt skupnosti, ki ga lahko razdelimo na formalne in neformalne skupine. Znotraj vsake takšne skupnosti morata biti dve ali več ljudi, vpliv vseh na drug drugega pa mora biti obojestranski.
Opredelitev
Formalna skupina je čisto ustvarjeno ločeno vodstvo in namensko majhna ločena ekipa v splošnem timu, ki je usmerjena v organizacijo proizvodnega procesa. Se pravi, da gre za organizacijo z določenimi funkcijami, določenimi nalogami in jasno opredeljenimi cilji. Za razliko od formalnih, neformalne skupine nastanejo spontano in nimajo statusa.
Organizacija sama in vsaka njena enota so tudi skupine, katerih člani imajo skupne vrednote, stališča, pravila, standarde obnašanja. Če zaposleni cenijo svojo organizacijo, se obnašajo primerno. To pomeni, da je formalna skupina skupnost, ki je združena z razumevanjem vedenjskih norm. Notranji odnosi vsake organizacije tvorijo tudi skupine - formalne, torej ustvarjene od vodje in dokumentirane, in neformalne, ki so se razvile spontano skozi medosebne odnose in niso uradno nikjer zapisane.
Glavne razlike
Glede na kriterije razlike lahko izvedemo naslednjo analizo. Formalna skupina je tista, ki jo organizacija ustvari izključno za svoje potrebe, določen položaj opisa delovnega mesta lahko vpliva na njegove vedenjske značilnosti, sam vpliv pa se širi samo od zgoraj navzdol. Značilnosti skupine so jasno določene s pomočjo uradnih kanalov, celo medosebne odnose predpisuje organizacija, vodjo pa imenuje tudi volja oblasti.
Neformalne skupine nastanejo spontano, cilji zadovoljujejo potrebe čisto znotraj skupine, ločeni posamezniki vplivajo drug na drugega, in to ne od vrha do dna, ampak pogosteje obratno. Karakteristike so nestabilne, spremenljivke, odnosi nastanejo spontano, vodja, če se pojavi, je samo volja same skupine. Se pravi, formalne in neformalne skupine se med seboj skoraj v vseh pogledih razlikujejo.
Vrste
Preden določite vrsto skupine, je treba ugotoviti, na katerih temeljih je zgrajena ta skupnost: so ti odnosi prijateljski ali industrijski. Vsekakor je temelj katere koli skupine organizacija. Formalna skupina lahko pripada eni od treh vrst:
- Usmerjevalna skupina: glavni vodja in njegovi neposredni podrejeni, tudi vodje. Na primer predsednik in podpredsedniki.
- Delovna skupina (bodisi proizvodna ali ciljna): ljudje, ki izvajajo isto nalogo, načrtujejo jo, ne glede na to, neodvisno in ne kolektivno.
- Odbor ali nevladna organizacija: znotrajorganizacijska skupina, ki sprejema odločitve na skupščini, saj je ustvarjena za usklajevanje ukrepov različnih oddelkov. Stalno delujejo odbori in so ustanovljeni za izvajanje določene naloge, torej začasne
Interakcija
Formalna organizacija, ustvarjena po volji oblasti, je tudi družbeno okolje za vse vrste interakcij med ljudmi in ne vedno po navodilih vodstva. Takšni družbeni odnosi včasih ustvarijo številne prijateljske skupine znotraj skupnega, na splošno pa predstavljajo eno organizacijo. Tudi formalne in neformalne družbene skupine imajo svoje podobnosti in razlike.
Vsak človek v skupnosti nujno vpliva na druge in nanj vpliva tudi sam proces komuniciranja - pozitiven in negativen. Tako se oblikujejo osebnostne lastnosti vsakega člana skupine in vedenjske norme znotraj te skupnosti. Posameznik lahko na celotno skupino vpliva toliko, kot je želeno, odvisno je od avtoritete, ki jo določata neuradni del ekipe in uradnik.
Ustvarjalni cilji
Skupnost, ki je oblikovana znotraj organizacije, so ljudje, ki se spontano družijo za določene skupne cilje, tista, ustvarjena za proizvodnjo, pa temelji na dobro premišljenem načrtu. Kljub temu sta si formalni in neformalni skupini v organizaciji zelo podobni. Tam in tam lahko obstajajo naloge, pojavijo se vodje in zgrajena je hierarhija.
Razlika je v tem, da so neformalne skupine nenamerna reakcija na kakršne koli individualne potrebe, ki jih organizacija ne zadovolji, formalne pa se oblikujejo po določenem načrtu.
Tudi namen formalne skupine je jasen in razumljiv: ljudje vanjo vstopajo zaradi poklicnega interesa, prestiža ali dohodka. Razlog za nastop neformalne skupine je ponavadi bolj "duhoven": tesna komunikacija in interes, skupni interesi, medsebojna zaščita, medsebojna pomoč ipd.
Razlogi za pristop
Najprej je razlog za združevanje formalnih in neformalnih skupin družbena potreba po pripadnosti. Na ta način se pridobijo samospoznanje, samopotrjevanje, samoodločanje, aktivirajo se potrebe in ustvari se okolje za njihovo zadovoljstvo. Na drugem mestu je razlog za iskanje zaupanja in medsebojne pomoči. Ljudje se s kakršnimi koli težavami obračajo na kolege in ne na vodstvene delavce. S takšnimi odnosi se kaže sinergistični učinek skupinske interakcije. Namen formalne skupine je zdrava, učinkovita ekipa, zato ustvarjanje neformalnih skupin običajno nadzira vodja, po potrebi pa se odnosi v njih uredijo.
Da bi zaščitili osebne ali skupinske interese, na primer škodljive razmere, težave s plačami in tako naprej, se najpogosteje obrnejo tudi na skupino. Neformalni odnosi v formalni skupini običajno prispevajo k povezanosti ekipe. Pogosto je osnova komunikacije v skupinah skupni interes, isti hobiji, skupne duhovne vrednote, pa tudi pridobivanje različnih vrst informacij, ne le produkcija. In seveda prijateljska komunikacija in medsebojna naklonjenost igrata ogromno vlogo pri ustvarjanju skupine. Tako se ljudje lahko izognemo osamljenosti, občutkom neuporabnosti, izgubljenosti, pa tudi prejmemo moralno pomoč v primerih osebnih dram.
Značilnosti
V neformalnih organizacijah je vedno družbeni nadzor nad vsemi člani skupine. Najprej gre za krepitev vedenjskih norm. Če spremembe v timu ogrožajo miren obstoj, torej skupni interesi, pozitivna čustva ali skupna izkušnja komuniciranja, bo neformalna skupina aktivno upirala vsem formalnim formacijam organizacije.
Vsaka struktura formalne skupine in vsaka nestrukturirana neuradna organizacija ima lahko vodjo. Uradni vodja bo imel uradno pooblastilo, neformalni vodja pa avtoriteto v skupini. V primeru boja s prednostnimi nalogami je težko napovedati zmagovalca, saj je stava na ljudi in dobre odnose skoraj dražja od kakršnega koli uradnega statusa. Pametni voditelji to razumejo in usmerjajo energijo neformalne skupine v pravo smer, običajno proizvodnjo.
Neformalno vodenje skupin
Vse skupinske skupine v skupini nujno medsebojno in dinamično delujejo. Celoten čustveni odnos zelo vpliva tako na interakcijo kot na izpolnjevanje nalog, s katerimi se sooča ekipa. Učinkovitost formalne skupine je odvisna od razpoloženja neformalnih skupin. Zato je njihovo zbliževanje glavni cilj vsakega vodje, zato bodo negativni manifestacije v odnosih članov ekipe med seboj izginile, »neformalni« bodo pozitivno naravnani in se zlahka prilegajo v javni proizvodni prostor.
Kohezija ekipe je rezultat sovpadajočih interesov formalnih in neformalnih skupin, prav v takšnih pogojih je produktivnost dela najvišja. Nasprotno, če se interesi, pravila in norme ne sovpadajo, celo avtoritativni vodja se znajde v težkem položaju, boj med kolektivnimi strukturami vedno ovira rast produktivnosti. Tu lahko pomagajo neuradni odnosi, za to so ustvarjene tehnike upravljanja s kadri.
Mehanizmi tvorjenja
Če so formalne skupine ustvarjene po načrtih, se neformalne skupine vedno samoorganizirajo. Včasih se zgodi, da neformalna skupina dobi status amaterske skupine ali javne organizacije. Vsaka skupina ima stike s formalnimi in neformalnimi skupinami, interakcija pa ima tako pozitivne kot negativne točke. Pameten vodja bo vedno lahko kompetentno razpolagal z neformalnimi skupinami, da bodo pomagale doseči cilje, ki jih je postavilo podjetje.
Težave, povezane s pojavom neformalnih skupin v timu, se najpogosteje nanašajo na širjenje lažnih govoric, odpor do sprememb in zmanjšanje delovne učinkovitosti. A koristi so veliko bolj zanimive: to je pojav predanosti temu podjetju, duh kolektivizma. Produktivnost znatno raste, če začnejo skupinske norme presegati uradno uveljavljene. Negativne manifestacije je treba obravnavati s poslušanjem mnenj neformalnih voditeljev, odvračanjem govoric z uradnimi popolnimi informacijami, pozitivna načela pa morajo biti podprta s tem, da članom neformalnih skupin omogočajo sodelovanje pri odločanju.
