V sodobnem svetu redno opravljamo ogromno telefonskih klicev - za pogajanja o delovnih vprašanjih, za komunikacijo s sorodniki, prijatelji in znanci. Včasih čez dan se naš telefon preprosto ne ustavi. Vendar le malo v naših kaotičnih časih razmišlja o tem, kako vljudno in pravilno organizira svoje pogovore po telefonu. Toda telefonski bonton je prav tako sestavni del kulture in dobrega načina v resničnem življenju.
Nepazljivo izpuščena beseda ali nerazstavljena besedna zveza lahko v trenutku pokvari vse prej postavljene pozitivne vtise na sogovornika. Da bi se izognili resnim napakam, je zelo pomembno spremljati svoj govor in upoštevati osnovna pravila telefonskega etiketa.
Za začetek noben poslovni pogovor ne sme biti dolgotrajen. Ne pozabite, da smo vsi zaposleni in nihče ne more porabiti dragocenih minut v pogovoru z nekom v delovnem času. Če je vprašanje preveč pomembno in resno, da bi ga bilo mogoče hitro rešiti, ga odložite, da pogovor nadaljujete osebno. Poskusite, da si partnerja ne vzamete več kot pet minut. V nasprotnem primeru bo z vaše strani že grdo.
Etiketa telefonske komunikacije določa tudi največje možno čakanje na liniji. Če se naročnik ne mudi, da dvigne telefon, ne kličite predolgo. Štejte šest piskov in prekinite povezavo. To vam ne bo omogočilo, da bi izgledali pretirano vztrajni in celo nekoliko obsesivni.
Ne pozabite na vljuden pozdrav svojega nevidnega sogovornika. In namesto banalnega "Pozdravljeni!" bolje bi bilo reči "dober dan!". Ne pozabite vprašati, s kom govorite. Če sprejemnika ni dvignila oseba, ki jo potrebujete, vprašajte, ali lahko oseba, ki jo potrebujete, trenutno govori. V nobenem primeru ne vztrajajte pri negativnem odgovoru. Najbolje je, da si ogledate, kdaj je najprimerneje preložiti pogovor.
Telefonski bonton pravi, da je v primeru prekinitve povezave ravno tisti udeleženec komunikacije, od koder je pobuda izhajala. Če je ta pogovor pomemben, zlasti za vas, potem ne pričakujte, da ga bo oseba najprej poklicala.
Lahko se zgodi karkoli. Na primer, zbrisali ste telefonsko številko naročnika. Kaj storiti v tej situaciji? Kaj nam tokrat svetuje telefonski bonton? Če razumete, da očitno niste na pravem mestu, prosite za odpuščanje, da bi motili osebo, in naslednjič natančneje pokličite številko. Ne pozabite vprašati, ali ste se kdaj zmotili. Če vas je ta sogovornik poklical, je spoznal, da je številko poklical napačno, ne smete izgovoriti takšnih stavkov: "Kdo si?", "Kam kličeš?" in "Katero številko kličete?". Samo vljudno in taktično obvestite osebo, da po tej številki ni potreben naročnik.
Če pobuda za klic prihaja od vas, se prepričajte o scenariju prihajajočega pogovora vnaprej. Telefonski bonton svetuje, da pripravite približen nabor fraz in stavkov, ki jih lahko v tem primeru izgovorite. Konec koncev bodo nerodne pavze in tišina v telefonu v primerjavi s sogovornikom zelo neljubi. Prav tako za vsak slučaj, nedaleč od sebe, postavite papir in pisalo, da boste po potrebi lahko takoj posneli nekaj podatkov in ne prisilili, da sogovornik čaka na linijo, medtem ko iščete vse, kar potrebujete.
Če želite upoštevati telefonsko etiketo, na domačo številko nikoli ne pokličite osebe z delovnimi vprašanji. To velja za vrh slabe forme. Pustite mu priložnost, da v prostem času pozabi na posel. Za vse delovne trenutke obstajajo posebne številke. Samo če sogovornik sam v nujnih primerih predlaga, da ga pokličete po domačem telefonu, lahko to storite brez strahu, da bi se vam zdel neljubi.
