Vsak zaposleni skrbno sprejme seznam zahtev in odgovornost, ki mu je naložena pred sprejemom vabila delodajalca. Ker sodobna družba in način življenja od vsakega človeka zahtevata strelovodno odločanje, se nihče posebej ne poglablja v namen takšnega koncepta, kot so funkcionalne odgovornosti. Seznam lastnih dolžnosti pomaga globlje poglobiti obseg njihovega dela, pa tudi bolj smiseln pristop k izvajanju nalog.
Ugodnost za delodajalca
Vsak vodja, ki zaposli drugega zaposlenega, od njega pričakuje kompetentnost, pobudo in odgovornost. Toda mnogi ljudje ne razumejo povsem, kaj se od njih zahteva. Tako bodo na primer funkcionalne naloge tržnika, ki bodo predstavljene v obliki uradnega dokumenta, novemu zaposlenemu pomagale, da se bo hitro spustil v zadeve in lažje krmaril, kaj se od njega pričakuje. Za vodjo je to rešitev številnih težav, povezanih s stalnimi sestanki z novo prispelim zaposlenim in mu razložite, kaj bi že moral vedeti. Opisi delovnih mest so lahko tudi sredstvo za spremljanje dela podrejenih.
Ugodnosti zaposlenih
Med začetnim sestankom se vsakemu specialistu reče, da mora jasno poznati svoje odgovornosti in jih odgovorno izpolnjevati. Toda na žalost le redko kdo razloži, zakaj je to potrebno. Tako se začnejo s tem odnositi formalno in prezirno. V primeru, da zaposleni temeljito pozna svoje funkcionalne odgovornosti, ne le lažje krmariti v delovnem okolju, temveč se tudi prihrani pred dodatnim delom, ki mu ga skušajo dodeliti šefi. Takšen specialist zelo dobro ve, za kaj je plačan in za katere naloge bo potrebno dodatno plačilo.
Pravila kompilacije
Funkcionalne odgovornosti mora zabeležiti in odobriti vodstvo podjetja. Pri opisovanju se je treba izogibati kompleksnim pojmom, ki bodo zahtevali dodatno razlago, ter stavkom, ki jih je mogoče razlagati na dva načina. Funkcionalne odgovornosti komercialnega direktorja na primer ne bi smele kazati njegove premoč nad drugimi zaposlenimi. Ob zaposlitvi je treba vsakega zaposlenega seznaniti s svojimi dolžnostmi in pisno soglašati z njegovim opravljanjem. V primerih, ko zaposleni ne opravlja svojih funkcionalnih dolžnosti, ima delodajalec pravico, da naloži denarno kazen ali jo razreši po členu zaradi neskladnosti delavca z zasedenim položajem.
Tako so uradno registrirane funkcionalne dolžnosti zaposlenega omejevalnik dejavnosti in instrument upravljanja in nadzora. Ob pravilni uporabi postane mogoče povečati učinkovitost dela ter zaščititi delodajalca in zaposlenega pred vplivom človeškega dejavnika na delo.
