Ne glede na to, ali želite ali ne, nobena dejavnost ni mogoča brez prošenj za pomoč in pomoč. Ko delate v majhnem ali velikem podjetju, boste zagotovo posegali po številnih menedžerjih in zaposlenih v drugih organizacijah, s svojimi kolegi ali delodajalci, partnerji in kupci. Hkrati vodite poslovno in osebno korespondenco, pogosto uporabljajte e-pošto.
Seveda je prošnja napisana samo, kadar za to obstaja dober razlog: potrebujete informacije, dokumente, materialno pomoč, kakršno koli dejanje. Zato bi moralo biti njeno besedilo primerno. Zavezan je, da jasno predstavi bistvo problema in kako ga rešiti, željo ali zahtevo. Nesprejemljivo je metati čustva v takih pismih, zadrževati jih je treba, tudi če jih oseba, ki vam je najbližje, prebere, da ne omenjam poslovne korespondence. To je smešno, toda večina dopisovalcev, ki se naenkrat niso preučili etiketnih pravil, dela to napako in v besedila piše: "Neverjetno! Zahtevamo! Strogo! " Zato pogosto takšno pisanje prošnje ne prejme pričakovane reakcije, ampak ga oseba, ki ga je prejela, preprosto prezre.
Preden začnete pisati, postavite ključna vprašanja: "Zakaj morate to storiti?", "Kakšen rezultat morate doseči?" Po tem bo lažje oblikovati glavno besedno zvezo, na primer: "Prosim, da financirate projekt …", "Računam na vašo udeležbo …" V enem zahtevku lahko naenkrat vsebuje več zahtev ali predlogov, nato pa ustrezne besede, na primer: "Skupaj z upamo, da … ", " Skupaj s tem … ", " Hkrati prosimo za pomoč v … ".
V nobenem primeru ne morete prezreti pravil elementarne vljudnosti, zato mora biti prošnja pravilno navedena, ne glede na to, ali gre za osebno ali poslovno pismo. In ne glede na to, koliko vam je všeč ali mu ni všeč njegov prejemnik, ne pozabite, da tega, kar napišete s flomastrom (na tipkovnici), ni mogoče posekati s sekiro. Poleg tega lahko poljubno sporočilo prebere ne le naslovnik, temveč tudi njegovi sodelavci, sorodniki, prijatelji. Zakaj bi sebe in druge postavili v neroden položaj?
V pravilih dobre forme in tudi v pravilih poslovnega dopisovanja je zelo pomembno, da lahko pozdraviš sogovornika. Tudi če delaš kot prodajalec v hlevu, je nesprejemljivo, da koga pustiš brez tega pomembnega elementa hostla, še posebej, če se na nekoga obrneš po pomoč. Vsako pismo s prošnjami se zato mora začeti z jedrnatim in spoštljivim pozdravom in končati z željo po dobrem in vljudnem pozdravu, po branju katerega bo naslovnik, četudi vas osebno ne pozna, razumel, da ima opravka ne s histerično osebo, temveč s človekom, ki sebe nadzoruje.
Naj si na kratko predstavljamo, kako naj bi strukturno pismo izgledalo? Primer: pozdrav, kratek opis situacije, bistvo vprašanja in prošnje, izraz upanja na pomoč, vljudno poslovjenje.
V našem življenju vsak dan s svojimi dejanji in dejanji sami sebi prostovoljno ali neprostovoljno ustvarite ugled. Pisma, ki jih napišete, so zelo pomembna sestavina tega življenjskega procesa.
